Kyse on jokaisen tuntemista ja käyttämistä toiminnoista. Välillä vihatuista sitten taas rakastetuista, enimmäkseen tietoisista, mutta paljon myös tiedostamattomista. Niitä on tarpeellisia ja yhtä lailla niitä on tarpeettomia. Ne voivat olla arkisen tylsiä tai sitten turvaa tuovia toistuvia tuttuja toimintoja. Välillä niitä halutaan, mutta sitten taas niitä halutaan rikkoa ja poistaa. Niitä pitää olla, mutta liika on pahasta. Mitä ne sitten ovat? Ne ovat rutiineja.
Päivä ilman rutiineja – mahdoton tehtävä?
Rutiinien merkitys korostuu varsinkin silloin kun niitä ei ole. Kokeilepa päivä ilman rutiineja? Noh, lomalla usein kokeilemme, mutta entä arkena? Vaatteet ja kahvinkeitin eri paikassa, ei tuttua bussireittiä, uudet työkaverit, uusi asuinalue, uusi ruokakauppa jne. Kun koko päivän skannaa, mitä, missä ja miten, huomaa miten tarpeellisia tai suorastaa elintärkeä osa toimivaa arkea rutiinit ovat.
Tarvitsemme rutiineja, että voimme valjastaa aivot muuhun kehitystyöhön arkisten askareitten miettimisen sijaan.
Rutiinit ovat välttämätön osa niin omaa kuin työpaikan sujuvaa ja tehokasta arkea. Ne ovat hyödyllisiä opittuja valmiita ja välttämättömiä, totuttuja ajatus- ja toimintamalleja, jotka ovat rakentuneet ajan saatossa arjen kokemuksista, työtä tehdessä ja yhdessä toimiessa. Ne ovat muokkautuneet ja sisäistyneet niin tavaksi ajatella kuin toimia työpaikan arjessa, samoin kuin ne ovat muodostuneet itsestään selvyydeksi ja oletukseksi. Työpaikalla ne ovat organisaation kulttuuriin syvälle juurtuneita oletuksia, asioista ja tilanteista sekä tapoja toimia ja ajatella, jotka uudet tulokkaat omaksuvat töihin tullessaan työyhteisöön sosiaallistumisen myötä.
…näin meillä on aina tehty ja toimittu…
Menestyvän ja kannattavan liiketoiminnan perusta on toimivat rutiinit
Toimivat rutiinit tekevät työpäivästä tehokkaan ja ovat menestyvän ja kannattavan liiketoiminnan perusta. Tehokkuus ja sitä kautta menestys syntyy tarkkaan suunnitelluista ja mietityistä rutiineista. Toimintatavoista, joissa jokainen tietää paikkansa, mitä tehdään, missä tehdään, milloin ja kuinka paljon tehdään sekä osaa oman vaiheensa tai osuutensa, joista kokonaisuus syntyy.
Toimivien rutiinien avulla on mahdollista selviytyä monista ajattelua vaativista, haasteellisistakin tilanteista rutiininomaisesti ja helposti.
Parhaimmillaan rutiinit näkyvät ällistyttävänä helppoutena, jolla asiantuntijat kykenevät löytämään sopivia ratkaisumalleja ja selviävät tilanteesta kuin tilanteesta. Rutiinien muotoutuessa toimintamme tehostuu ja olemassa olevia resursseja käytetään tehokkaasti hyväksi. Työ on sujuvaa ja helppoa. Osaaminen näkyy sisäistettyinä rutiineina ja niiden automatisoitumisena. Työn kehittäminen on olemassa olevien rutiinien “hiomista ja rasvaamista” tai uusien rutiinien luomista ja kehittämistä.
Uhka vai mahdollisuus – ilmankaan ei voi olla?
Niin välttämättömiä arjen tai haasteellistenkin tilanteiden pelastajia kuin rutiinit ovatkin, on niillä myös haittansa kuten asioilla tapaa olla. Esteeksi kehitykselle ja muutokselle sekä uhkaksi työhyvinvoinnille rutiinit muodostuvat erityisesti silloin kun ne valtaavat työpäivän. Työtehtävät ovat pysyviä ja samoja päivästä toiseen. Päivän kulku on pitkälti ennakoitavissa, rutiininomainen. Työ on kaavamaista, jonka myötä se muuttuu tylsäksi, yksitoikkoiseksi ja haasteettomaksi. Oppiminen ja kehittyminen supistuvat olemassa olevien rutiinien eli valmiiden ajattelu- ja toimintamalleja omaksumiseen. Työhyvinvointiin positiivisesti vaikuttavaa oppimista, uudistumista ja kehittymistä sekä haasteiden kohtaamista ja niistä selviytymisen tuomaa onnistumisen tunteita, työniloa ei enää synnykään.
Työtehtävien muuttuminen suurelta osin rutiineiksi ja niiden valtaan jääminen, pysähtyneisyys on yhtä vaarallista itsellemme kuin yritykselle, sillä pahimmillaan ne estävät ja pysäyttävät molempien kehityksen.
Liiallinen rutinoituminen, muuttumattomuus on uhka myös työmotivaatiolle. Tilanne, jossa mikään ei muutu, on psykofysiologisesti hyvin kuormittava. Päivien tai työtehtävien samanlaisuus johtaa kyllästymiseen, joka laskee vireystilamme haitallisen alas ja aiheuttaa jatkuessaan motivaatio-ongelmia ja jopa depressiota.
Itse asiassa stressaanumme enemmän alikuormituksesta kuin ylikuormituksesta. Voidaksemme hyvin tarvitsemme edes jossain määrin muutosta ja kehitystä. Se on olennainen osa ihmistä ja työhyvinvointia.
Rutiinit sokaisevat ja vievät työnilon
Liialliset rutiinit myös sokaisevat. Totumme ja rutinoidumme asioihin ja tekemisiimme joskus siinä määrin, että tulemme sokeiksi ilmeisillekin ongelmille ja epäkohdille ympäristössämme. Jos tehtävämme ja olosuhteemme töissä tai arjessamme pysyvät hyvin pitkään tietyllä tavalla muuttumattomina, totumme elämään niiden kanssa. ”Sokeudumme” jopa epäkohtiin, toimimattomuuteen, puutteisiin tai muuhun vastaavaan ulkopuolisesta selkeästi muutosta tai parannusta vaativiin olosuhteisiin, toimintatapoihin, menetelmiin tai vastaaviin. Emme tunnista tai näe niitä enää, vaan pidämme selkeästi parannettavaakin tilannetta aivan normaalina ja hyväksyttävänä.
Kynnys on liian korkea, lyömme siihen varpaamme, kunnes totumme siihen ja nostamme jalkaa seuraavan kerran kynnyksen kohdalla. Vieras huomaa oitis, että miksi kynnystä ei ole poistettu tai madallettu?
Toisaalta ei liiallinen muutos ja rutiinien puuttuminen ole sen enempää hyväksi kuin muuttumattomuuskaan. Jos ulkopuolelta ohjattuja muutoksia tapahtuu jatkuvasti tai työ on liian haasteellista, saattaa sitoutuminen työhön käydä täysin mahdottomaksi. Pahimmillaan meistä tulee apaattisia suorittajia, joilta on kadonnut työnilo, olemme stressaantuneita ja henkisesti väsyneitä työhömme. Rutiinit uhkaavat siis meitä kahdelta taholta, joko niitä on liian vähän tai sitten niitä on liian paljon. Löytyisikö jostain se kultainen keskitie?
Muutos, uuden oppiminen ja kehittyminen alkavat toimimattomista rutiineista
Yhtä tärkeää kuin toimivien rutiinien luominen, on myös niiden ajoittainen kyseenalaistaminen, rikkominen ja muuttaminen. Rutiineja luodaan yrityksen toiminnan ja oman elämän helpottamiseksi ja tehostamiseksi. Ne ovat hyviä niin kauan kuin ne toimivat ja riittävät ylläpitämään yrityksen kilpailukykyisenä tai oman arjen toimivana.
Muutos ja kehitys alkavat siitä kun rutiinit eivät tuota enää toivottua tulosta tai kehitystä eivätkä vastaa organisaation tai oman elämän tarpeita, vaan syntyy ongelmia, häiriö-, ristiriita- tai konfliktitilanteita. Tilanteita, jossa pelkkä rutiinien tehostaminen tai korjaaminen ei enää riitä, vaan tarvitaan uudenlaisia ja erilaisia ratkaisuja sekä ajatus- ja toimintamalleja, eikä pelkkiä korjaustoimenpiteitä. Tarvitaan uusia näkökulmia, toiminnan kehittämistä ja uusia tapoja toimia.
Rutiinit eivät saa muodostua rutiineiksi
Totuttujen, tuttujen rutiinien muuttaminen ei ole helppoa, sen jokainen tietää. Haasteeksi muodostuu niiden luonne. Ne ovat ajan saatossa opittuja ja sisäistettyjä omia tai organisaation kulttuuriin syvälle juurtuneita oletuksia, ajatus- ja toimintamalleja, jotka ovat automatisoituneet ja muuttuneet piileväksi tietoisuudeksi, hiljaiseksi tiedoksi niin, ettemme usein edes tiedosta niiden olemassa oloa. Minkä vuoksi niiden tunnistaminen ja muuttaminen on haasteellista, muttei mahdotonta.
Rutiineja voidaan muuttaa ja uudistaa vain tuomalla ne tietoisiksi ja esille, uudelleen tarkasteltavaksi ja sitä kautta kehitettäväksi. Kun toimimattomat rutiinit, ajatus ja toimintamallit tunnistetaan, ollaan jo ensiaskelmalla kohti uutta.
Yrityksen, ja yhtälailla oman hyvinvointimme, uudistumisen ja menestyksen kannalta on olennaista kuinka pystymme tunnistamaan toimimattomia rutiineja ja muutamaan niitä sekä luomaan uusia, entistä parempia rutiineja.